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2015/10/29 

【賃貸オフィスの引っ越しの流れ徹底ガイド】物件選びから移転完了まで必要な期間は約6ヶ月!

「半年後にオフィスを移そうと思うので、よろしく!」

そう告げられても、なかなか動き出せていない方がこの記事を見ていることでしょう。いつまでに何をすればよいのか理解できないまま日数だけが過ぎてゆく。

スムーズなオフィス移転には明確なスケジュール設定が必要不可欠です。この記事ではオフィス移転の一番の悩み、「いつ」「何を」という疑問にお答えします。

オフィス移転をする目的を明確に

オフィス移転の際、必ず意識すべきことが移転の目的です。オフィスが手狭になったから移転するのか、セキュリティ強化のために移転するのかでは探す物件の条件がまったく異なるからです。

移転が企業戦略にとって大成功だったと後に評価されるような、完璧な物件を見つける努力をしましょう。

6ヶ月前:

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現オフィスの解約予告

移転するためには現在のオフィスを解約しなければなりません。通常、オフィスの賃貸契約の解約は移転6か月前までに済ませるようになっている場合が多いです。契約書を確認して、オーナーやビル管理会社に連絡しましょう。

新オフィス候補の物件調査

物件の情報収集は仲介会社を通して行います。いくつかの物件の情報を手にしたら実際に現場に行って下見をしましょう。情報収集・下見の段階で気を付けることは、新オフィスに求める条件の優先順位です。賃料や間取り、希望するレイアウトの実現度など希望は多いかと思いますが、そのすべてを満たすことは不可能です。何を一番優先させるか、確認しておきましょう。

5ヶ月前:

新オフィスの決定・契約

情報収集を十分に行い新オフィスが決定できたならば、いよいよ契約です。入居申し込みをしてビルのオーナーによる信用調査で問題がなければ、無事に賃貸契約を結ぶことができます。保証金や敷金の契約内容の確認も忘れずに。また、場合によっては物件を押さえるために手付金を支払う場合もあります。

通常手付金は敷金・保証金の20%ほどで、最終的には保証金の一部として充てられることがほとんどです。この手付金や業者への支払い額など、各方面にかかるコストの算定もこの時期にやります。

オフィスプランニング

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新しいオフィスをどのような場にしていくかについて、細かく検討します。ここで注意するべきは大きく二つです。

まず、現オフィスの問題点の分析。社員が現オフィスに抱いている不満をヒアリングやアンケートを通して明らかにしましょう。社員の満足度を高めることがオフィス移転のキモであることを忘れてはいけません。

そしてゾーニングおよび動線確保。適切な位置に仕事スペースや喫煙所・トイレなどを配置して業務のより一層の効率化を図ります。人がスムーズに移動するための動線の確保も必要です。

3ヶ月前

各業者への発注準備

オフィス移転には多くの業者が関わるので、その発注準備を行います。まずはもちろん引っ越し業者の選定です。そして現オフィスに足りない各OA機器や電話・ファックスなどの追加購入や、オフィス家具などのレンタルの依頼先を決定します。

また、廃棄物の処理を業者に委託する場合もあるでしょう。そのほかにも新オフィスの内装工事や設備工事についても発注作業を行う必要があります。必要な業者をリストアップし、発注作業がスムーズに進められるようにしておきましょう。

2ヶ月前

business, and communication concept - smiling african businesswoman with phone in office

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発注作業

すでにリストアップしていた業者に、ヌケ・モレがないよう気をつけながら実際に発注を行います。また、このとき新オフィスの電話番号などが決定していれば印刷会社に社内パンフレットや案内状を依頼しましょう。

社内ミーティング

社内にプロジェクトチームを結成し、移転計画をどのように行っていくか具体的に話し合うミーティングを定期的に開催しましょう。移転スケジュールや、誰がどの部署を担当するかまで、細かい点を確認していきます。

1ヶ月前

社内周知

移転についてのマニュアルを作成し社内で配布、社員に移転当日の作業手順や移転後の動きについて知らせます。周知の不足はそのまま当日の動きの遅れにつながるので、徹底しましょう。

引っ越し準備

引っ越し前日までに荷物を段ボールに詰めたり、緩衝材で覆ったりします。梱包した荷物には移動する場所ごとにラベルを貼り、搬入段階でのトラブルを防ぎましょう。また、得意先などへ移転案内状も送付します。

余裕を持った準備をして出世につなげよう

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以上が社内移転までの6か月の流れでしたが、いかがだったでしょうか。予想以上にやることが多いと思われたかもしれません。実際はこのほかにも諸々の業務が発生することがあるので、さらに忙しくなります。

くれぐれも余裕を持った準備をして「移転日は1か月後だけど何もできていない!」なんて事態にならないように気をつけましょう。完璧な移転を成功させればあなたの評価もうなぎのぼり。さらなる出世間違いなしです!

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