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2015/10/24 

レイアウト図の作成で計画的に!オフィス移転時に気をつけるべき荷造り7つのコツ

オフィスの移転は会社にとって大きなイベントのひとつ。

移転先が決まれば、次は搬入や配置の計画を立て、忙しい業務と並行して効率的に梱包作業を行わなければいけません。要らない物の廃棄など、移転に際して経済的負担を伴うこともありますし、早めの準備が移転をスムーズに行う鍵となってきます。

今のオフィスより綺麗で、広い場所で働くことを考えるだけでわくわくしてきますよね。入念に計画を立て、円滑な引っ越し作業を行うことができれば、社員同士の仲を深めるきっかけになるかもしれません。

今回は、これさえ押さえておけば大丈夫な、オフィスの移転時に気をつけるべき荷造りのコツを7つご紹介します。

オフィス移転時に気をつけるべき荷造り7つのコツ

1.レイアウト図を作成して計画を立てよう!

 

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まずは、新しいオフィスのレイアウトを考えましょう。特に、広いオフィスへと移転するのであれば、このレイアウトを元に搬入する階や部屋を決めるので大変重要な作業となってきます。

「事務所内の移動がスムーズに行えるようにする」「よりコミュニケーションを取りやすいオフィスにする」など、移転をひとつの企画として計画を立てるのもおすすめです。それによって什器の配置や、増やす家具の目処もついてきます。

また、「ゾーニング」という作業が非常に重要です。オフィス内のスペースをに、受付、執務スペース、会議室、休憩室などの役割を持たせることで、什器の配置を決める目安にもなります。

スムーズな搬入を行うためにも、新オフィス内に置く什器の設置場所は入念に考えておきましょう。証明や空調、コンセントの位置もふまえることで、実際に搬入した際にイメージと違った、などという無駄を省くことができます。

2.什器に細かく番号を振ろう!

全ての什器には番号を振っておきましょう。「2(階)-A(部屋)」のように、フロアや部屋番号と対応させると便利です。作成したレイアウト表にも番号を記載しておけば、配置する場所を明確にすることができますし、搬入後の確認作業も楽になります。

似たような机や椅子が混同するのを避けるためにも、細かく番号付けをした方が効率的です。

3.不要なものは早めに処分の計画を!
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不要な電化製品や大きな家具類の処分には、業者を呼ばなくてはいけない可能性があります。移転先のオフィスで使わないもの、買い換えるものは、早めに処分の計画を立て、直前になって焦ることのないようにしましょう。

梱包のコツ

4.ダンボールにも番号を振って効率的に搬入をしよう!

引っ越しにおいて一番時間がかかるのは梱包作業です。毎日計画的に、少しずつ荷造りをしていくことが必須になります。

机に入っている書類や備品はひとまとめにして、ひとつのダンボールにまとめて入れましょう。その備品が入っていた机の番号をダンボールに記入しておけば、机と別々に搬入してもどこにあるかわからなくなるということがありません。
机と同じステッカーを貼るというのも可です。

5.中身を明記して整頓しなから開梱しよう!

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ダンボールには分かりやすいように中身の情報を記載しておく必要があります。

まず、念のため中身を明記しましょう。搬入後の開梱作業が圧倒的に楽になります。また、日用品などすぐ使うもの、よく使うものには目立つように「すぐ開ける」と書いておけば、開梱を迷うことがありません。また、ワレモノ、上積厳禁のシールを貼ったり、記載しておくことも忘れないようにしましょう。

ダンボールに何が入っているか分かれば、レイアウトと見比べ、整頓しながらオフィスに配置することができます。

6.ガムテープの色で視覚的な区別を!

ガムテープの色で区別をする、というのも一つの手です。

例えば、割れ物や取り扱い注意品とそれ以外のもので色を変える。すぐ開ける物と後回しにしていいもので色を変える。1階と2階で色を変える。

やり方は様々あるので、移転先のオフィスの状況に応じて決まりを作っておけば、搬入時や開梱時に無駄を省けます。

7.ダンボールはサイズを使い分けて円滑な運搬を!

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Photo By g4ll4is

書籍や書類など、重いものは小さい箱に。軽くてかさばる物は大きい箱に梱包することで、運搬がより楽になります。

また、大きいダンボールにはあらかじめ紐をかけておくことで運びやすくなります。

オフィス移転は一手間を加えて、計画的に
オフィスの移転作業は、日々の忙しい仕事をこなしながら行わなくてはならないので、できる限り計画的に行うことが大切です。

ただダンボールに詰めるだけの作業は楽ですが、そこに一手間加えることが搬入や開梱を楽にする第一歩です。一分一秒をできるだけ短縮したいと思う引っ越し作業だからこそ、事前の準備をより入念に行い、スムーズに作業を行いましょう。

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