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2015/10/23 

自由でおしゃれなフリーアドレスオフィス。導入の前には向き・不向きを見極めよう!

近年、社員が仕事の席を自由に選択することができる「フリーアドレスオフィス」を導入する企業が増えてきています。

従来のオフィスと言えば、基本的に仕事の座席は決まっており、営業部や経理部といった、それぞれの部署ごとに分かれて作業をするというイメージがありますよね?

それに対して「フリーアドレス」とは、各人席を固定せず、在社している社員が仕事の状況に応じて、空いている席やオープンスペースを自由に使えるオフィス形態のことを言います。

しかし、そんな「フリーアドレス」にも職場によって向き・不向きがあるのです。そこで今回は、このシステムを導入する前に知っておきたい、「フリーアドレスオフィス」のメリット・デメリットを紹介します。

「フリーアドレス」のメリットとは?

1990年代後半から、外資系企業やIT企業を中心に導入され始めた「フリーアドレス」。当初は、外回りの営業が多い企業が、日中ガラガラの社内を他の社員が効率よく使用するといった、デスクなどのコスト削減を目的としたシステムでした。

しかし、最近の導入事例を見ていくと、以下のような数多くのメリットが社内に生まれているのです。

・コミュニケーションの活性化

社内で日々顔を合わせているのに、座席が固定されているため、「名前は知っているけど、話したことがない」なんてこと、よくありますよね?

それも「フリーアドレスオフィス」を導入することによって、自然とコミュニケーションが生まれてくるのです。

例えば、座席が自由に選べることにより、毎日隣に座る社員が違う部署の人だと、何を話せばいいのか分からないこともあるでしょう。その場合、隣から気になるような会話が聞こえた時に「それ私も知ってます!「その仕事分からないので、教えてくれませんか?」といった最初の一言さえあれば、コミュニケーションは毎日活発化していくでしょう。

・新しいアイデアが生まれる

普段関わることのない部署の社員と交流を深めることにより、今までに得ることのなかった“気付き”や“発見”があったりするものです。

メンバーが固定されていると、アイデアの創造範囲は限られてきます。しかし、より多くの社員とコミュニケーションをとっていくことで、その分の知識を取り入れることができ、新しいアイデアが無限に生まれてくるのです。

・部署を超えたチーム編成が可能となる

「フリーアドレス」は、毎日座席を自由に選べるといっても、一日中その席で固定するわけではありません。仕事の状況に応じて空いたスペースを使ったり、社員と席を交換しても全く構いません。

それによって、その日の業務に関係する社員たちでデスクを囲むことができ、部署を超えたコラボレーションが可能となるのです。

特にIT企業では、業務内容によって異なる部署との連携が必要になる場面が多いので、「フリーアドレス」によって顔を合わせておくことにより、スピード感を持ってチーム編成を行うことができます。

「フリーアドレス」が向かない職場もある

メリットの多さが注目される「フリーアドレス」ですが、その良さを有効活用できずに失敗してしまう企業も少なくないのです。

では、その失敗に繋がってしまった「フリーアドレス」のデメリットを紹介します。

・職種による向き・不向き

外回りで流動的な仕事が多い営業職などは、「フリーアドレス」に適しています。逆に、経理部は、伝票などの書類が毎日同じ場所にないと仕事がやりにくい可能性があるので、「フリーアドレス」には不向きかもしれません。

・フリーであるが故に、“事実上の固定席”になってしまう

「フリーアドレス」を重ねる度に、段々社員たちの間で相性の良し悪しが分かり、いつの間にか仲良しグループでデスクを囲んでしまうことがあります。

また、会社によっては、課長や部長クラスの職位の人が流動的だと困るということもあり、上司がいい席を独占して、結局部下同士で集まった“事実上の固定席”になってしまうのです。

・自分の席がないことに疎外感を感じてしまう

日本はどちらかというと集団志向な傾向にあり、自分の安心できる「居場所」に強くこだわりを持っています。会社内の自分の席は、その「居場所」であり、そこから自分の役割確認や、集団における責任感を持って業務に取り組むことができます。

会社に固定された自分の「居場所」がなければ、毎日脳裏に不安が付きまとい、仕事に集中できなくなる恐れがあるのです。

・結果的に離職者の増加に繋がる

従来の、決まった環境や組織形態に慣れ親しんだ中高年の社員は、「フリーアドレス」の毎日変わる職場の変化についていけず、ストレスを感じやすくなってしまいます。

最終的には、会社への帰属意識が薄くなり、仕事のモチベーション低下によって離職者が増えてしまった企業もあるのです。

まとめ

こういったデメリットを発生させないためには、「フリーアドレス」を導入する前に、入念な準備が必要になってきます。

全体ミーティングを開き、「フリーアドレス」導入による明確なビジョンを伝え、社員側の不満を解消し、全社員の納得を得てから取り入れていきましょう。

そのしっかりとしたステップを踏んでいくことで、「フリーアドレスオフィス」を成功に導き、会社として“新しいワークスタイル”を確立していけるでしょう。

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